Sistema se alinhou ao ERP da empresa e demonstrou aderência total e alta qualidade
Uma das maiores e mais conhecidas empresas de alimentos do Brasil, a Danone, modificou sua forma de gerenciar os fretes ao adotar o software GKO FRETE, desenvolvido pela carioca GKO Informática, reforçando sua operação com a recente integração ao SAP ERP (software de gestão empresarial). A Danone é cliente da GKO Informática há aproximadamente dez anos.
Léa Pires, coordenadora de Projetos da GKO Informática revela que a Danone utilizava o GKO FRETE
integrado ao ERP anterior, mas que, com a implantação do SAP, realizada
em outubro de 2012, foi possível obter uma melhor integração entre o
software de gestão e mais funcionalidades do GKO FRETE. “A Danone buscava ter um sistema de maior aderência ao ERP e que permitisse interfaces de entrada e saída do GKO FRETE.
Somado a isso, queria ter maior controle dos fretes, com segurança de
que se estava pagando o que realmente estava contratado, e o GKO FRETE pôde oferecer controle contábil e fiscal”, conta a executiva.
Após a implementação do GKO o setor de gestão de fretes da Danone passou
a ser mais assertivo e robusto. De acordo com o responsável pela gestão
de custos de frete da empresa, Joel Apolinário, a opção de implementar o
SAP ERP se deu, pois havia uma determinação global de implementação do
SAP. “Precisávamos alinhar o ERP à operação com as transportadoras e
filiais e, simultaneamente, passamos por adequações de regras. A
integração do GKO Frete com o novo ERP permitiu aderência a todas as
funcionalidades do GKO e notamos isso em nosso dia a
dia, com maior transparência em nossa governança, rastreabilidade,
alinhamento financeiro com os transportadores e visibilidade da conta
frete”, afirma. Para ele, o sistema de gestão de fretes passou a
funcionar, na prática, de modo relacionável, tanto com o ERP SAP quanto
com as transportadoras. “Cada filial e unidade de negócio do Grupo
Danone tem acesso à manutenção e relatórios, porém, temos uma equipe de key-users que recebe toda a demanda mais avançada através de um sistema de workflow
– com isso, o sistema novo de integração se ajustou totalmente ao nosso
negócio”. Apolinário acredita que as inovações trazidas pela GKO Informática
foram notadas pelos clientes: “Eles perceberam o maior controle de toda
a operação, visto que o controle do frete foi ampliado e os erros
foram, significativamente, reduzidos”, constata.
Implementação
A implementação do GKO FRETE também trouxe desafios à Danone.
“O maior foi, justamente, a adequação de ambas as partes com o processo
de gestão de frete, pois a empresa não podia se adaptar por completo ao
que o software demandava e, por outro lado, a GKO Informática
não poderia customizar todo o sistema em relações às deficiências
apresentadas. Porém conseguimos um meio termo e tudo passou a funcionar
de forma harmônica”, esclarece Apolinário. Esta adaptação se refere, por
exemplo, às notas faturadas. “No sistema GKO Frete, as notas podem ser
calculadas e unificadas em uma única remessa. O nosso antigo ERP não
tinha a funcionalidade de agrupar as notas por carro. Com isso foi
necessário customizar nosso ERP, visto que o modelo de tabela de preço
por rota viagem é bastante comum na empresa”, conta o executivo.
Para o profissional, além de transparência e rapidez no processo de gestão de fretes, o contrato com a GKO Informática
se justifica, ainda, pela constante busca pelo aprimoramento: “A equipe
é profissional e o relacionamento é saudável. Há constante intenção
para melhoria dos processos, tais como help desk, atualização de versão e
releases, atendimento presencial. Estamos juntos para deixar o processo
cada dia mais inovador e referencial”, completa.
Para que o GKO Frete fosse utilizado, no entanto, foram
necessárias seis etapas de desenvolvimento junto à Danone. A primeira,
conhecida como “Definição e descrição do escopo”, consistiu em
detalhamento de todo o processo de transporte da empresa, desde a
contratação do frete até o seu pagamento. “O consultor da GKO Informática
fez entrevistas com as áreas de transporte, fiscal, contábil, contas a
pagar e demais áreas envolvidas no processo, definindo assim o escopo de
acordo com a necessidade e expectativa do cliente”, explica Léa Pires. A
segunda etapa, “Configurações e cadastros”, abrangeu toda a
configuração e cadastros necessários para a implantação do projeto
definido. A partir daí, iniciaram-se alguns testes unitários e
integrados dentro dos cenários definidos, o treinamento, a homologação e
a produção do software, fase acompanhada pelo consultor da GKO Informática bem como o primeiro fechamento fiscal/contábil.
Fonte: MundoLogística
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